メールチェックをやらない
メールチェックを毎時間・もしくは毎分やってしまっていることってありませんか？
これ、「つい」やってしまうリーマンの「クセ」ですよね。
以前、僕はお客さんへのレスポスをなるべく早くするために、毎時間かそれ以上の短さでメールの受信更新ボタンを押してはチェックをしていました。そして、メールで入ってきた仕事を最優先にしてました。他の重要な仕事を脇において。
返信するだけならまだよかったかもしれませんが、それだけでなく、資料を作り、見積もりを作り、スケジュールも立て・・・などなどメールを返信するだけではなく周辺業務にもしらずしらずの内に手を伸ばしてしまい、「時間浪費の沼」にはまり込んで、時間を浪費していました。
今思うと滑稽でさえありますが、その時は一旦その業務から離れると「忘れてしまいそう」、そんな強迫観念に負けてついやってしまっていました。
時間浪費の沼にはまり込んだ結果
その結果、業務全体のパフォーマンスが落ちていきました。重要な仕事を脇において、重要ではない事柄を優先していたので当然の結果なのですが、「自分では頑張っている」と思っていたのです。正確には頑張っている「つもり」だったんですが。
目の前の仕事に追われるあまり、他の仕事のクオリティが下がっていくのです。
なぜかというと単純な話で、届くメールに反応することで、集中が途切れてしまっていたから。仕事への集中が分断されてしまえば、集中してこなす業務よりクオリティが下がるのは当然です。
こんなことに気づかなかったというのは、当時一生懸命だったからなのかと思います。
メールに振り回されないために
この場合、シンプルな解決方法としてこんな方法があります。
メールチェックを１日に２回、「朝と昼過ぎだけする」というルールを作ることです。
このルールを作って、朝と昼だけに回答するようにすると相手もそのように扱うようになります。
あの人からの返信は「朝か昼すぎだな」と勝手に認識してくれるようになります。
急にそんな対応に変更してしまって大丈夫？と思うかもしれませんが、急ぎの場合は電話がかかってきます。必ず。
早く返信が欲しい相手の立場に立ってみると、「まだ見てないのかな？」 ⇨ 「電話して聞いてみよう」の流れになるのは必然です。
相手がメールを読んでいたかどうかもわからないのに、対応が遅かったからと言ってその相手を責める人は多くないでしょう。２日以上対応がなければそうかもしれませんが。
あとは、下記のようなメールをいつもの文面に付け加えておけば大丈夫です。
メール文面（例）
「●●様
いつも大変お世話になっております。いつもお引き立ていただき誠にありがとうございます。
〜 本文 〜
メールの返信につきまして、お時間をいただくことがありますが、朝・昼すぎの２回は確認させていただいております。
なお、お急ぎの場合は、今まで通りご遠慮なく携帯電話までご連絡いただければ幸いです。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。」
このような文面を送っておけば相手もこちらの意図がわかるため、すぐに返信がないからと言って怒ることはありません。これで業務に集中する時間が生まれます。
デメリット
この方法にもデメリットはあります。「あの人より別の人の方がレスポンスが早いから別の人にしよう」となる可能性もなくはありません。
ただ、こうなってしまうのは、仕事のクオリティが別の人と同等だからです。
仕事のクオリティが 「 自分 ＞ 別の人 」 であればこの問題は起きないでしょう。
そして、これまでより集中して仕事をすることになるので、同レベルの競争相手と比べればクオリティが負けることはありません。
まとめ
この方法は、デメリットもありますが、クオリティでカバーすることで、トータルで見れば業務をこなすスピードは早くなります。そして、クオリティも上がるので、より付加価値の高い物を提供できるようになります。
こんな簡単なことを取り入れるだけで、業務の効率化ができます。
時間は限られています。それをどこに投入するか。
「選択と集中」です。
ピーター・ドラッカーもこんなことを言っています。
資源は限られている。集中することなくして成果をあげることはできない。
